Invitasjonsmodul

Fra Efaktor Wiki
Hopp til navigering Hopp til søk

Sammendrag

Invitasjonsmodulen er en Efaktor-utviklet modul som lar deg opprette nye brukere og samtidig melde de inn i et kurs eller legge de til med en stillingstildeling. Den kan også brukes på eksisterende brukere for å enten melde de på kurs eller tildele stilling på org-element.

Tilgang

For å bruke invitasjonsmodulen må du ha en rolle med tillatelsene:

  • local/useradmin:course_invitation_manage
  • local/useradmin:invitations_log
  • local/useradmin:invitations_templates (kun nødvendig for å administrere e-postmalene)
  • local/useradmin:job_invitation_manage
  • tool/organisation:assignjobs

Portalinnstillinger

Du finner portalinnstillingene ved å gå til Portalen > Modulen > Lokale moduler > Invitasjoner

  • Invitation authentication type - Denne innstillingen bestemmer hvilke autentiseringsmetoder som skal være tilgjengelig når du sender invitasjoner
    • Alle - Både manuell og ID Porten vil være tilgjengelig
    • Manuell - Kun manuell vil være tilgjengelig
    • ID Porten - Kun ID Porten vil være tilgjengelig.
  • Autentiseringsmetode - Denne innstillingen bestemmer hvilken autentiseringsmetode som skal knyttes til valget "ID-porten" i forrige innstilling. Alle aktiverte autentiseringsmetoder vil være tilgjengelige valg
  • Invitasjonpåminnelse
  • Aktiver invitasjoner fra standard tenant - Denne innstillingen bestemmer hva som skal skje dersom en eksisterende bruker fra en annen tenant blir invitert
    • Ingen - Med dette valget vil det ikke være lov å invitere eksisterende brukere utenfor egen tenant
    • Kun fra standard tenant - Med dette valget vil det kun være lov å invitere eksisterende brukere som er registert i standard tenant
    • Fra alle tenanter - Med dette valget vil det være lov å invitere alle eksisterende brukere på portalen
  • Require approval - Denne innstillingen påvirker hva som skal skje dersom en eksisterende bruker fra en annen tenant inviteres. Dersom du ikke huker av vil brukeren automatisk overføres til din tenant. Dersom du huker av må tenantadministratoren i den andre tenanten godkjennes at brukeren kan overføres til din tenant.
  • Stillingsvelger
  • Velg hva som skal skje etter at brukeren har klikket på invitasjonslenken -
    • Automatisk innlogging - Brukere som ikke er logget inn på portalen blir automatisk logget inn. Brukere som er logget inn vil fortsatt være innlogget.
    • Logg ut - En bruker som allerede er logget inn på portalen blir logget ut og vil få opp innloggingssiden.
    • Ikke gjør noe - Innloggede brukere vil fortsatt være innlogget. Ikke-innloggede brukere vil få opp innloggingssiden/portalens forside
  • Kryptert brukernavn

Invitere brukere fra default tenant

"Default tenant" er alltid tenantid=1. Som standard blir brukere som registrerer seg selv lagt til i default tenant og det kan skape problemer om de egentlig først skulle vært invitert til en annen tenant. Derfor har vi lagt til en opsjon for å tillate invitasjon av brukere som allerede er registrert i default tenant. Denne opsjonen kan slås av/på etter behov.

Fleksibiliteten er åpenbar: Finnes brukeren allerede registrert vil brukeren automatisk bli overført til den tenanten invitasjonen sendes fra. En kan se på det som at default tenant blir en "innboks" for brukere og at de deretter kan flyttes videre ved behov.

I neste versjon (fra høsten 2020) vil vi åpne for at en også kan invitere inn brukere fra andre tenanter. De blir da flyttet dit hvis brukeren klikker på en bekreftelseslenke i tilsendt e-post.

Tildele kurs

For å tildele kurs kan du enten bruke meny-elementet "Tildel kurs" i venstremenyen eller gå til Portalen > Portalen > Invitasjoner > Tildel kurs.

Selve tildeling gjør du ved å først søke opp kurset/kursene brukere skal inviteres til i feltet "Søk i eksisterende kurs". Deretter må du legge til brukere. Dette kan gjøres på 3 ulike måter:

  • Søke i eksisterende brukere (altså brukere som allerede finnes på portalen)
  • Legge til brukere manuelt (fyll inn epostadressen til brukeren og klikk på "Legg til" for hver bruker)
  • Laste opp fil (formatet er bare en enkel csv-fil med kommaseparerte e-postadresser uten noen kolonneoverskrifter, se eksempel)
eivind1.test@efaktor.no,eivind2.test@efaktor.no,eivind3.test@efaktor.no
Tildele-kurs.jpg


Sende invitasjonen

Etter at du har valgt kurs og lagt til brukere må du klikke på knappen "Forhåndsvis og send". Du vil da få opp et vindu som viser e-postteksten som sendes ut. Denne e-postteksten vil være en maltekst og du står fritt til å endre på den. Du vil også få opp informasjon om hvor mange brukere invitasjonen vil sendes ut til og du må også sette en frist for når invitasjonen utløper. Standardinnstillingen er at invitasjonen utløper etter en måned og at de inviterte brukerne som ikke svarer på invitasjonen får en påminnelse to dager før utløpsdatoen. Påminnelsesfristen er innstilling som settes på portalnivå.

For å sende ut invitasjonen til brukerne må du klikke på knappen "Send invitasjoner".

Invitasjon-preview.jpg


Tildele stilling på org-element

Tildeling av stilling på org-element gjøres på nesten samme måte som tildeling av kurs. Den eneste forskjellen er at man må velge org-element, stilling og eventuelt en sluttdato i stedet for et kurs.

Tildele-stilling.jpg


Logg

Loggen viser alle invitasjoner som er sendt ut og om den er akseptert eller ikke. Fra loggen kan du også sende invitasjoner på nytt.

Administrere epostmaler

Her kan du legge inn epostmaler for invitasjoner for manuelle kontoer (engelsk) og ID-porteninvitasjoner (norsk). Du kan fylle ut på emnetekst og selv meldingsteksten. For meldingsteksten har du tilgang på Moodles vanlige teksteditor og du kan dermed inkludere både bilder og lenker i epostmalen.

Disse malene vil vises i meldingsfeltene når du sender invitasjoner til brukere og du kan dermed gjøre nødvendige endringer for hver utsendelse om du ønsker det.

Påminnelser

For å sette opp invitasjonspåminnelser må du gå til Portalen > Moduler > Lokale Moduler > Invitasjoner. Der kan du aktivere/deaktivere påminnelser og du kan bestemme hvor lenge før invitasjonen utløper at det skal sendes påminnelse.